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Media Training en la comunicación interna

April 4, 2010

Las técnicas del Media Training tienen un claro objetivo: poder comunicar su mensaje con eficacia. Es decir, que le entiendan.

No hay nada más difícil que expresar ideas complicadas de forma simple. Ese es el reto. Hablar de forma sencilla, clara, concisa. No con frases complicadas y palabras que nadie entiende para “lucirse”, sino hacerlo de forma que su mensaje llegue a su audiencia.

Los cursillos de Media Training se hacen para aprender a comunicarse bien con la prensa, pero, en realidad, tienen una función que va mucho más allá. Pueden ser de enorme utilidad para la comunicación interna diaria de su empresa u organización. ¿Por qué? Porque muchos ejecutivos no saben transmitir bien sus mensajes y las técnicas del Media Training les ayudarán a comunicarse mucho mejor con sus empleados o jefes, así como con sus clientes.

Hay muchos ejecutivos de alto nivel que son extremadamente inteligentes y bien preparados desde el punto de vista técnico, pero que, sin embargo, tienen muy pocas habilidades comunicativas. Han dedicado años e intensos esfuerzos a prepararse profesionalmente, pero, por lo general, no a aprender cómo transmitir esos conocimientos de forma efectiva. Eso les convierte en unos managers mucho menos efectivos. Esos directivos, en muchas ocasiones, no saben transmitir con efectividad las instrucciones para sus empleados ni tampoco son capaces de ofrecer una visión clara de adónde quieren llevar esa empresa en el futuro, con lo cual pierden un importante valor añadido.  Todos esos factores no sólo originan pérdida de productividad, sino que también minan la moral de los empleados. Entre otras muchas cosas, un buen manager tiene que saber no sólo exigir a sus empleados, sino también motivarlos. Hacerles sentir que están en una organización de la que tienen que estar orgullosos y donde, con el esfuerzo de todos, habrá un futuro brillante. No cabe duda de que un ejecutivo sin capacidad de comunicación pierde muchas posibilidades de llegar a los puestos más altos de la organización.

Los ejemplos son infinitos y los participantes en mis seminarios me los cuentan continuamente. Mencionemos sólo dos.

  • El supervisor de una empresa internacional se reunió con su equipo durante dos horas para definir las líneas maestras de varios proyectos y distribuir responsabilidades. Tras el encuentro, ningún miembro del equipo estaba seguro de cuáles habían sido exactamente las directrices que se les había dado en varios puntos. A pesar de que hicieron preguntas, el supervisor no despejó las dudas. Nadie preguntó más por temor a parecer incompetente. Si todo el equipo está confundido, resulta obvio que el problema es que el mánager no se supo comunicarse bien. Si usara las técnicas de Media Training para transmitir mensajes eficazmente a su equipo, estos le hubieran entendido con claridad.
  • El vicepresidente de una empresa que llamaremos “Y” llama a un conocido suyo en otra compañía, digamos la “X”. La primera empresa es cliente de la segunda. El vicepresidente de “Y” pide en confianza al participante de mi cursillo que le interprete un mensaje escrito que le llegó de un importante ejecutivo de “X”. El lenguaje utilizado era tan técnico y abstracto que no lo entendió. Si el vicepresidente de esa empresa no fue capaz de descifrar los mensajes de ese ejecutivo, ¿cómo van a entender sus empleados sus órdenes diarias? No cabe duda de que el ejecutivo que escribió el mensaje es un mal comunicador, pero seguramente no es consciente del problema. No hace falta ahondar mucho en los malentendidos que eso origina, por no hablar de las horas de trabajo desperdiciadas.

Y el problema no es sólo de expresión verbal o escrita. Yo mismo he podido ver ejecutivos que van a actos públicos en representación de su empresa y dicen estar muy contentos de estar allí, pero su lenguaje corporal demuestra claramente que ése es el último lugar donde les gustaría estar en ese momento. El lenguaje corporal es un mensaje muy poderoso y dice tanto o más que el verbal. Muchos ejecutivos no son conscientes de eso. El daño para su empresa es notable.

Cuando el miembro de una junta directiva pregunta algo a un ejecutivo, éste tiene que responder de forma clara y precisa. No puede haber malentendidos. También tiene que tener el lenguaje corporal correcto. De nuevo, ésta es una ocasión donde las técnicas de Media Training son un apoyo esencial, especialmente en el apartado de preguntas difíciles o cargadas de un alto componente emocional negativo. El ejecutivo tiene que estar preparado para saber salir airoso hasta de las preguntas y situaciones más complejas.

Todos estos puntos y muchos más son los que se enseñan para mantener una relación productiva y eficaz durante una entrevista con la prensa. Los ejecutivos que entienden eso y se preparan para ser maestros de la comunicación sin duda tendrán un futuro profesional más brillante que quienes no lo hagan. Yo me atrevería incluso a ir más lejos. Salvo excepciones, no importa lo bien preparado que esté un ejecutivo desde el punto de vista técnico, si no sabe comunicarse bien,  nunca podrá triunfar plenamente.

Media Training and internal communications

April 4, 2010

Media Training techniques have a clear objective:  enabling you to communicate your message effectively.  That is, to make sure that you are understood.

There is nothing harder to do than to explain complex ideas in a simple way.  That is the challenge.  To speak in a simple, clear and concise way.  Without using complicated sentences and words to “show off,” but to do it in a way that gets your message to your audience. 

Media Training courses are mainly used to enable you to communicate well with the press, but, in reality, have a function that goes beyond this.  They can be enormously useful for the daily internal communication in your business or organization.  Why?  Because many executives do not know how to convey their messages well; Media Training techniques can help them to communicate better with their employees and superiors, as well as with their customers.

There are many high-level executives who are extremely intelligent and well-educated from a technical point of view, but who, unfortunately, have limited communication skills.  They have devoted years and effort to preparing themselves professionally, but, generally, have not dedicated the same efforts to learning how to convey their knowledge effectively.  This makes them much less effective managers.  These managers, often, don’t know how to effectively transmit instructions to their subordinates or how to formulate a clear vision of where they want to take the company in the future, a significant value-added loss.  All of these factors not only lead to a loss in productivity, but also diminish employee morale.  Among other factors, a good manager must know not only how to get their employees to do something, but also to motivate them to do it.  Make them feel that they are part of an organization of which they can be proud and where, through team effort, there will be a successful future.  There is no doubt that an executive without communication abilities loses many opportunities to rise even further in an organization’s chain of command.

There are endless examples of poor management communication; the participants in my media training seminars share them with me all the time.  Let me share a couple with you.

  • A supervisor at an international corporation held a two-hour long team meeting to outline the objectives and assign responsibilities for several projects.  After the meeting, not one of the team members was sure of who got what assignment regarding several important issues, or even what the assignments were.  This despite having asked repeatedly for clarification from the supervisor, who was unable to provide it clearly.  The employees felt that asking more questions would make them appear incompetent, so they didn’t.  If the entire team is confused, it is obvious that the manager was unable to communicate well.  If he or she used media training techniques to convey his message effectively to the team, they would have understood everything clearly.
  • The vice president of a company we shall call “Y” calls a colleague in another company we’ll call “X.”  The first company is a customer of the second one.  The vice president of “Y” asks his colleague in “X,” in confidence, to please decipher a message he received from a high-level executive in “X.”  The language used in the message was so technical and abstract that he was unable to understand it.  If the vice president of a company is unable to understand the other executive’s message, how will his employees understand any day-to-day communications?   It is clear that the executive who wrote the message is a bad communicator, but is probably unaware of this problem.  It is not necessary to delve too much on the misunderstandings, or the wasted hours of productivity, that this can bring about.

And the problem is not limited to oral or written communications.  I have been able to observe executives who attend public events representing their organizations and say that they are very pleased to be there, but their body language very clearly shows that this is the last place where they would want to be.  Body language is a very powerful message and says as much or more than words can.  Many executives are not aware of this.  The damage to their organizations is very noticeable.

When a member of an executive board asks an executive a question, the executive needs to reply precisely and clearly.  There can be no misunderstandings.  And this includes the appropriate body language.  Again, this is another instance where Media Training techniques are essential, especially when having to deal with difficult or negative and loaded questions from internal audiences.  The executive needs to be ready to come out on top when dealing with the most complex questions and situations.

All these issues and many more are dealt with in Media Training to ensure productive and efficient results during a media interview.  Thos executives who understand this and train themselves to be masters of communication will, undoubtedly, have much more successful careers than their colleagues who do not.  I would dare to go even further.  With rare exceptions, no matter how well prepared an executive is from the technical point of view, not knowing how to communicate well will prevent a fully successful career.