Archive for the ‘Consejos’ Category

La primera impresión, vital para una comunicación efectiva

September 20, 2011

Lo dice el refrán: “Nunca tienes una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión”. Eso aplica no sólo para el ámbito profesional, sino también para el personal. Todos los estudios psicológicos indican que una vez que una persona se ha hecho una idea inicial sobre ti, es ya después muy difícil cambiarla. Por eso es necesario dar una magnífica primera impresión.

En un trabajo, esa primera impresión es vital. Si en las primeras semanas en tu nuevo empleo demuestras ser un trabajador modelo, ésa será la imagen que perdurará de ti. No importa si posteriormente tu rendimiento decae y ya no eres tan trabajador modelo. En cambio, si la primera impresión es negativa, no importa lo mucho que mejores, la mayoría de tus compañeros siempre tendrán esa idea negativa de ti. Y eso funciona exactamente igual en la política. Una vez un votante se ha hecho una idea inicial sobre un candidato, es muy difícil modificarla. No importa qué argumentos se den, los votantes tenderán a escuchar sólo lo que quieren escuchar.

Es decir, hay que prestar especial atención a la hora de causar una inmejorable primera impresión.

J.D. Schramm, en su estudio “Una comunicación efectiva comienza con una buena primera impresión”, ahonda sobre la importancia de esa primera impresión en todas las facetas de nuestras interacciones con otras personas.

En el escrito, por ejemplo, menciona que una presentación nunca debe empezar con un “Buenos días, mi nombre es Francisco García. Soy el Presidente de la empresa Teléfonos de Costa Rica y hoy estoy aquí para…”

¿Por qué? ¿Ha dicho acaso algo que nos llamó la atención? ¿Mencionó algo intrínsecamente interesante? No. En realidad, perdió una buena oportunidad para capturar nuestra atención desde el inicio.

Antes de iniciar su presentación, piense en algo distinto, original, innovador. Algo que haga que toda su audiencia gire su
cabeza hacia usted y comience a prestarle “verdadera” atención. Cada año vemos decenas, cientos de presentaciones. ¿Recordamos algo especial de ellas? ¿Vimos o escuchamos algo que se quedara grabado en nuestras mentes? En la inmensa
mayoría de los casos la respuesta es no.

Y no olvide que las primeras impresiones no son sólo cuando usted se presenta en persona, sino también en una conversación
telefónica, videoconferencia o incluso en un email. En un mercado laboral tan difícil como el actual, cualquier detalle se convierte en una clara ventaja competitiva. No los desaproveche.

Tampoco olvide que el 80% de lo que usted comunica lo hace a través de su lenguaje corporal no verbal. La importancia del contenido concreto de su mensaje apenas llega al 20%.

Su expresión facial, la posición de su cuerpo, el contacto visual, las posiciones físicas abiertas o defensivas que usted
presente, su tono de voz. Esos factores marcan la parte más importante de su mensaje. Si lo que usted dice coincide con su lenguaje no verbal, su mensaje será aceptado como auténtico. Sin embargo, si sus palabras dicen una cosa y su cuerpo otra, su mensaje será rechazado como incoherente y no auténtico.

Hay muchos factores que inciden en que un mensaje sea percibido como auténtico o falso. Cómo nos expresamos, cómo nos vestimos, cómo nos comunicamos con nuestro cuerpo tienen una importancia vital. Por suerte o por desgracia, mucha gente sí juzga al libro por su portada.

Pablo Gato

CEO, Gato Communications

Para más información sobre Comunicación Efectiva, visite www.gatocommunications.com

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El General en su Laberinto

June 24, 2010

La nueva víctima de la falta de Media Training es un general del Ejército de los Estados Unidos y se llama Stanley McChrystal. A pesar de haber tenido una exitosa carrera de 35 años en las Fuerzas Armadas, su fin llegó precipitadamente por no estar preparado para saber tratar con la prensa.

Un general de cuatro estrellas y encargado principal de la guerra en Afganistán difícilmente puede ser un estúpido. La pregunta inmediata es: ¿cómo pudo cometer entonces semejante fallo?

Yo he cubierto muchos conflictos y jamás he visto ningún ejército en el mundo donde los militares puedan hablar con más libertad que en el de los Estados Unidos. Son siempre muy accesibles en el campo de batalla y los altos mandos permiten que se les entreviste. A veces aplauden las decisiones que toman sus jefes y otras veces no, dando su punto de vista del por qué. También opinan si están de acuerdo o no en combatir en un conflicto determinado. Por supuesto, aunque no estuvieran de acuerdo, acatan las órdenes y las cumplen. Esa apertura no es habitual en otras fuerzas armadas.

Sin embargo, McChrystal claramente se excedió. En una entrevista con la revista Rolling Stone llamó “payaso” al Consejero de Seguridad Nacional de la Casa Blanca, afirmó que el Presidente Obama parecía “intimidado y ausente” ante la cúpula militar estadounidense, se refirió al Vicepresidente Joe Biden con una expresión figurativa cuya traducción no podría publicarse en este blog pero que definitivamente no es ninguna alabanza y, para colmo, calificó de poco menos que de traidor al embajador de Washington en Kabul.

Me parece obvio que McChrystal no pretendía realizar estas críticas y después renunciar a su puesto en desacuerdo con cómo se está ejecutando la guerra en Afganistán. Si ése hubiera sido el caso, al leer la entrevista, no hubiera llamado inmediatamente al Vicepresidente Joe Biden para pedirle excusas ni hubiese esperado a que el Presidente Obama decidiera si lo despedía o no. El se hubiera adelantado renunciando. El asesor de prensa de McChrystal también perdió su trabajo.

El problema de McChrystal es que jamás fue entrenado bien para saber cómo tratar con la prensa.

¿Fue suficientemente claro el periodista que lo entrevistó al decir que todo lo que le estaban diciendo iba a ser utilizado en un artículo? ¿Pensaron McChrystal y sus asesores que podían hablar en confianza con ese periodista y que lo que le dijeran no sería publicado y que eran sólo comentarios entre “amigos”? ¿Dejaron claro los militares al periodista que todos esos comentarios eran “off the record”? ¿Entiende McChrystal que la lealtad principal de un periodista no son sus “nuevos amigos militares” sino conseguir buenas historias para su publicación o canal?

Ni McChrystal ni sus asesores niegan que hicieran esas declaraciones, pero sospecho que jamás pensaron que saldrían publicadas textualmente. Nadie quiere acabar una carrera tan gloriosa de forma tan desafortunada.

Un simple cursillo de Media Training hubiera ahorrado a McChrystal este vergonzoso final a su carrera y todavía sería el máximo mando de la OTAN en Afganistán. Tony Hayward, el CEO de  BP, también se hubiera ahorrado muchos disgustos y dinero si hubiese recibido ese entrenamiento. Los fallos cometidos por Hayward durante la crisis del Golfo de México son demasiado numerosos como para poder resumirlos aquí. Su actitud sólo hizo aumentar la gravedad de una situación ya muy difícil de por sí.

El General McChrystal viene del mundo de las Fuerzas Especiales. Unas fuerzas que siempre se mueven en secreto y con muy poco perfil público. McChrystal era venerado por sus soldados porque lideraba con el ejemplo. En el 2005, por ejemplo, lideró un pequeño grupo de comandos en Irak en un ataque antes del amanecer contra uno de los escondites de Abu Musab al-Zarqawi, líder de Al Qaeda que posteriormente cayó muerto en combate. Los insurgentes rodearon al pequeño grupo de soldados estadounidenses y comenzó una dura batalla en la que McChrystal luchó con valentía. No es habitual que un general de cuatro estrellas se arriesgue de esa forma.

McChrystal estaba habituado al mundo de las operaciones encubiertas. A vivir en la sombra. Sin embargo, cuando se le nombró para un puesto de tanta relevancia y perfil como el de máximo jefe militar en el terreno para la guerra en Afganistán, entró a un mundo completamente nuevo y desconocido para él. Y uno de los cambios más drásticos es la continua exposición frente a la prensa.

Me parece obvio que nadie lo entrenó para tratar con efectividad con la prensa. Un fallo que echa por tierra sus 35 años de carrera y sacrificio por su país. Se va por la puerta de atrás acusado por el Presidente de cuestionar la autoridad civil sobre el Pentágono y de dividir al equipo encargado de la guerra en Afganistán. Acusaciones muy fuertes, especialmente ahora que el conflicto en ese país se recrudece y aumenta el número de muertos estadounidenses. La mayor parte del pueblo norteamericano, según las encuestas, ya no ve razón para seguir en esa guerra. El incidente con McChrystal, definitivamente, no ayuda a la Administración en un momento tan delicado como éste.

En una sociedad como la nuestra, con un ciclo continuo de información durante las 24 horas del día, Media Training no es un lujo sino una necesidad para cualquiera que es parte de ese ciclo o quiere serlo.

Media Training debería ser una asignatura más en los estudios académicos. Ya sea para militares, científicos, médicos, economistas o básicamente cualquier profesional.

Una persona puede pasar años, por ejemplo, en una escuela de negocios preparándose para ser un excelente mánager. Sin embargo, si no sabe comunicarse con efectividad pierde un gran valor añadido. No sólo porque pierde ocasiones de obtener publicidad positiva gratuita a través de los medios de comunicación o porque no estará preparado para comunicarse bien durante una crisis importante en su organización, sino también porque todas esas técnicas para comunicarse con efectividad con la prensa también se aplican a la comunicación interna de su organización. Y por supuesto, de igual forma, con otros sectores externos a la empresa que no sean necesariamente la prensa, como gobiernos, inversores, etc.

Las víctimas de la falta de Media Training son continuas. McChrystal ha sido sólo la más reciente. La siguiente ya está a punto de caer. Manténgase en sintonía.

The General in his Labyrinth

June 24, 2010

The newest victim of a lack of Media Training is a US Army general by the name of Stanley McChrystal.  Even though he had a successful 35 year-long career in the Armed Forces, it quickly crashed down because he was not ready to deal with the media.

A four-star general in charge of the war in Afghanistan could hardly be considered stupid.  Therefore, it begs the question:  How could he make such a fatal mistake?

I have covered many wars and can say that I have not observed armed forces where its members can speak with as much freedom as those of the United States.  They are always accessible on the battlefield and their senior commanders make them available for interviews.  Sometimes they praise their leaders’ decisions and other times they don’t, freely talking about their point of view.  They also talk about whether or not they agree or disagree with fighting in a specific campaign.  This type of openness is not usual among other armed forces.

However, McChrystal clearly went above and beyond this openness.  During an interview with Rolling Stone Magazine he said that the White House’s National Security Advisor was a “clown,” stated that President Obama seemed to be “intimidated and absent” while meeting with US military leaders, referred to Vice President Joe Biden with an euphemism that cannot be quoted on this blog and which definitely was not a compliment, and on top of all of this, pretty much said that the US Ambassador to Kabul was a traitor.

It seems obvious to me that McChrystal did not intend to make these critical comments and then resign because he disagreed with how the war in Afghanistan was being carried out.  If this had been the case, after reading the interview, he would not have immediately called Vice President Joe Biden to apologize nor would he have waited until President Obama decided whether or not to fire him.  He would have preemptively resigned.  His press assistant did immediately lose his job.

McChrystal’s problem is that he was never trained about how to deal with the media.

Was the reporter who interviewed him sufficiently clear when he told him that everything McChrystal said would be used in the article?  Did McChrystal and his advisors think they could speak candidly with the journalist and that whatever they said would not be published and would be considered comments among “friends”?  Did they make it perfectly clear to the journalist that all of those comments were “off the record”?  Does McChrystal understand that a journalist’s main loyalty is not to his “new military friends” but to get good stories for his or her publication or channel?

Neither McChrystal nor his advisors deny making the statements in question, but I think that they never thought that they would be quoted verbatim.  No one wants to end such a distinguished career on such a disgraceful note.

A simple Media Training course would have saved McChrystal from this embarrassing end to his career and he would still be the supreme commander of NATO forces in Afghanistan.  Tony Hayward, British Petroleum’s CEO, would also have spared himself from the many confrontations he has faced and saved quite a bit of money if he had been trained properly.  Hayward’s mistakes during the Gulf of Mexico crisis are way too many to outline in this article.  His behavior only served to exacerbate an already difficult situation.

General McChrystal is a product of the Special Forces.  A secretive organization that works in the shadows, away from the public eye.  McChrystal was admired by his subordinates because he led by example.  In 2005, for example, he led a small group of commandoes in Iraq in a pre-dawn attack against one of the hideouts of Abu Musab al-Zarqawi, an Al Qaeda leader who was subsequently killed in combat.  The insurgents surrounded the small group of US soldiers and McChrystal fought valiantly in the intense battle.  It is not usual for a four-star general to risk his life in such a way.

McChrystal was used to the world of undercover operations.  To live in the shadows.  However, when he was named to such a high-profile job as that of supreme commander of ground forces of the Afghan war, he entered a completely different and unknown world for him.  And one of the most drastic changes was the continuous contact with the press.

It is obvious to me that no one trained him to deal effectively with the media.  A mistake that decimates his 35-year career of sacrifice for his nation.  He leaves through the back door, accused by the President of questioning the civil authority over the Pentagon and of bringing division to the team in charge of the war in Afghanistan.  Strong accusations all, especially now that the conflict in that country intensifies and the number of dead Americans is on the increase.  The great majority of Americans, according to recent polls, don’t see the reason behind continuing the war.  This incident with McChrystal definitely does not help the Administration at this junction.

In a society such as ours, with an ongoing news cycle where information flows 24 hours a day, Media Training is not a luxury, it is a necessity for anyone who is or wants to be a part of that cycle.

Media Training should be a required part of the curriculum at colleges and universities.  Whether for members of the military, scientists, physicians, economists, or basically any professional.

For example, someone can spend years in business school preparing to be an excellent manager.  However, if he or she does not know how to communicate effectively, they will miss an important value added component.  Not only because they miss out on opportunities to get free, positive publicity through the media.  Or because they won’t be ready to communicate well during times of crisis.  But, also because all these techniques to communicate effectively with the media are also applicable to internal communications in any organization.  And of course, they can also be used to communicate effectively with external stakeholders.  

The victims of this lack of Media Training will continue to surface.  McChrystal is only the most recent one.  A new one will soon come to our attention.  Stay tuned.

10 consejos para triunfar en la relación con la prensa

March 11, 2010

Por: Pablo Gato

Publicado en la edición de febrero de 2010 de Politics en español

Me han pedido que escriba un artículo sobre cómo triunfar en la relación con la prensa  y que dé diez puntos básicos al respecto. La relación con la prensa es muy importante, en muchas ocasiones incluso vital. Una mala entrevista puede hundir una carrera política. Sin embargo, saber actuar con eficacia con la prensa eleva su prestigio y reputación de forma exponencial. Quienes no entienden el poder de la prensa y la necesidad de prepararse bien para esa relación, están condenados a pagar el precio de su osadía, prepotencia o ignorancia. Y aunque esto parece una obviedad, especialmente para profesionales de la política, la verdad es que hay muchos en ese campo que todavía no se preparan debidamente para esa relación con la prensa. Esa relación, por su propia naturaleza, es muchas veces de adversarios, pero, en muchas ocasiones, no tiene por qué ser necesariamente de confrontación. Si usted entiende cómo funciona, qué quiere y cómo puede ayudar a la prensa, ya habrá ganado una importante batalla antes de que empiece.

El propio Presidente Barack Obama ha dicho que no saber comunicar bien su mensaje ha sido uno de los factores claves para los últimos y serios reveses demócratas. Uno de los más significativos, la pérdida del escaño senatorial en Massachusetts que durante casi cinco décadas fue monopolio demócrata y, concretamente, de la familia Kennedy. Eso ha provocado la muerte por vía rápida del plan de seguro médico del Presidente, dado que ahora los demócratas ya no tienen los sesenta senadores necesarios para poder aprobar leyes incluso con toda la oposición republicana en contra.

Este problema que ahora encara la Casa Blanca no se limita sólo a la relación con la prensa. Engloba un marco más amplio de comunicación estratégica. Las encuestas demuestran que la mayoría del pueblo estadounidense no entiende el plan de reforma de seguros de salud pública del Presidente ni tampoco cómo va a lograr sus metas en materia económica. Así pues, hay un problema de comunicación a nivel estructural. No obstante, la relación con los periodistas es una parte básica de esa comunicación.

Primer consejo, tómese muy en serio a la prensa y a los periodistas. No los menosprecie y trátelos con profesionalismo y respecto. Comprenda que están haciendo su trabajo. Si los trata con respeto, muchos le devolverán con la misma moneda, algo que sin duda se reflejará en su cobertura. A menos que se hayan comportado poco profesionalmente con usted, procure dar entrevistas a todos. El Presidente Obama ha decidido ignorar a la cadena conservadora FOX y eso está provocando que los conservadores expresen sus opiniones sin que la Administración dé su punto de vista. O sea, la Casa Blanca está permitiendo que su oposición conservadora defina el debate y el mensaje en ciertos foros.

Segundo. No repita a los periodistas los llamados “talking points” o pautas del día independientemente de lo que le pregunten. Si lo hace, los periodistas pensarán que los está tratando como estúpidos o que no sabe de lo que está hablando y eso se reflejará en su cobertura. Es legítimo que usted intente transmitir el “mensaje del día” que le interese, pero ha de hacerlo de forma inteligente. Utilizando las técnicas adecuadas, pero no ignorando la necesidad de información del periodista. El buen comunicador sabrá transmitir su mensaje de forma efectiva no importa qué se le pregunte.

Tercero. Cuando dé una entrevista, conozca muy bien la audiencia a la que se está dirigiendo y acomode su mensaje a esa audiencia. El periodista es el canal para llegar a esa audiencia, no un fin en sí mismo. Dé ejemplos de lo que dice para reforzar tu mensaje y que se haga creíble. El hecho de que usted diga algo no lo hace verdad. Dar ejemplos concretos, sí.

Cuarto. Simplifique su mensaje. No hable de forma complicada. Hágalo de forma correcta, pero simple. Que cualquier persona le pueda entender. No use jerga ni siglas a menos que explique su significado. Si el periodista que le cubre no es un experto en su campo, podría no entender bien lo que dice y por lo tanto seguramente le atribuiría algo que no dijo. Si eso ocurre, no se queje porque usted fue en parte responsable de eso. No transmitió su mensaje de forma clara y simple. No se aseguró de que lo entendieran.

Quinto. No improvise nada. Practique. Hasta los mejores comunicadores han reconocido que su éxito se ha basado en la práctica. El ex Presidente Bill Clinton entre ellos. En la última convención demócrata antes de ser nominado a la presidencia, Clinton recibió el mayor número de aplausos cuando en su discurso finalmente dijo “y para acabar…”.  La gente estaba aburrida de escucharlo. No supo comunicarse bien. Luego se convirtió en uno de los presidentes que mejor comunicaron. Comunicar es un arte y hay que practicarlo constantemente.

Sexto. Aprenda técnicas para estar preparado para responder con efectividad a cualquier pregunta que se le haga. Cualquier persona con un perfil público debe recibir cursillos de Media Training. Esas técnicas le ayudarán a responder cualquier pregunta, por difícil que ésta sea. Cuando practique estas técnicas llegará un punto en que no se notará que su respuesta responde a una metodología concreta. Si no domina las técnicas, sus respuestas parecerán robóticas y no auténticas. No estoy hablando de manipulación, sino de comunicación efectiva.

Séptimo. No mienta. Decir la verdad en ciertos temas puede levantar más de una ceja entre algunos políticos, pero si miente, al final, todo resulta peor. Si comete un fallo o hay una crisis, muéstrese sensible hacia lo que ha ocurrido y prometa aprender de ese fallo para que no se repita en el futuro. Si miente y la prensa averigua que lo hizo, se cebará en usted y arruinará su imagen pública.

Octavo. No improvise su relación con la prensa. No puede llamar a los periodistas sólo cuando los necesite. Tiene que mantener viva esa relación. Si esa relación existe, siempre tendrá más acceso a ellos el día que los necesite.

Noveno. Entienda la mecánica de cómo funciona la prensa. Casi siempre necesitan acceso a usted rápidamente y tienen un deadline o límite de tiempo para escribir su artículo o editar su reportaje. Tiene que adaptarte a eso o no será parte de ese reportaje, con lo cual habrá perdido la oportunidad de transmitir su mensaje a la audiencia.

Décimo. Nunca diga “sin comentarios” por muy mala que sea la situación. Eso le hace ver culpable o que oculta algo, aunque ése no sea necesariamente el caso. Los periodistas quieren una respuesta a su pregunta, pero si por algún motivo no puede dar esa respuesta en ese momento dígales algo que puedan usar. Si la prensa consigue alguna una cita, aliviará la presión.  

Estos son sólo por supuesto algunos consejos básicos. Hay muchos más, aunque lo más importante es aprender la metodología de fondo.

Lamentablemente, el periodismo cada vez se está convirtiendo en algo más superficial. Una lucha diaria para ver quién es más sensacionalista. Dicho esto, todavía hay periodistas serios y profesionales. A estos, trátelos de forma profesional. A los otros no tiene por qué darles una entrevista, pero  si lo hace prepárese bien para que sea usted quien la controla. El periodista puede hacer las preguntas que quiera, pero lo que sale de su boca lo controla usted. Enfóquese en su mensaje.

Muchas veces no se trata de defenderse de la prensa, sino de comprender cómo funciona y qué necesita. Una vez entienda eso y se prepare seriamente, los beneficios de mantener esa relación viva y muy activa son enormes.

Tanto usted como sus portavoces o responsables de comunicación tienen que entrenarse para saber comunicarse bien. No basta con creer que uno comunica bien o con quizás antes haber sido un periodista. Hay que aprender metodologías específicas para esa labor. No es lo mismo hacer preguntas que responderlas.

Sorprendentemente, muchos políticos, empresarios y figuras públicas de primer orden nunca se entrenan para eso. Luego suelen pagar el precio, ya sea con un desastre mediático o no sabiendo maximizar el beneficio gratuito y reputacional que le provee la prensa. Si usted tuviera que jugar un partido de tenis contra Rafael Nadal, ¿se prepararía antes o simplemente acudiría al terreno de juego para que le hiciera picadillo? Con la prensa es lo mismo. Prepárese para asegurarse el éxito.

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Pablo Gato es el presidente y fundador de Gato Communications.  Tiene una trayectoria periodística de 30 años, 22 de ellos en la televisión como corresponsal nacional e internacional, productor y director de noticias.